انتخاب نرم افزار ویدئو کنفرانس یکی از مهمترین موارد قبل از راه اندازی یک سیستم ویدئو کنفرانس است و به شرایط محیطی و عوامل متفاوتی بستگی دارد.
سیستم‌های ویدیو کنفرانس یکی از جدیدترین ابزارها برای برگزاری جلسات، کنفرانس‌ها و سمینارها با فاصله مکانی و زمانی هستند به همین دلیل باید در هنگام انتخاب و خرید تجهیزات این سیستم‌ها دقت لازم را داشت. در میان تمامی تجهیزات ویدئو کنفرانس‌ها انتخاب نرم افزار ویدئو کنفرانس از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و به عوامل مختلفی بستگی دارد. در این مقاله قصد داریم شما را با نکاتی مهم درباره این نرم‌افزارها آشنا کنیم تا قبل از اقدام به خرید آشنایی کامل با آن‌ها داشته باشید و نرم‌افزار مناسب با ویژگی‌ها و نیاز‌های کسب و کار خود را انتخاب کنید.
معرفی نرم افزار ویدئو کنفرانس
تا چند سال گذشته اگر قصد برگزاری یک جلسه از راه دور را داشتید باید از سیستم‌های کنفرانس صوتی استفاده می‌کردید اما با پیشرفت فناوری سیستم های ویدئو کنفرانس جایگزین آن‌ها شدند. یکی از مهمترین ویژگی‌های استفاده از این سیستم پشتیبانی از افراد با تعداد زیاد است اما قبل از انتخاب نرم افزار ویدئو کنفرانس نیز باید به چند نکته توجه داشته باشید.
نکات مهم قبل از انتخاب نرم افزار ویدئو کنفرانس
انتخاب نرم افزار ویدئو کنفرانس مانند هر ابزار و تجهیزات دیگری به بررسی و شناخت بسیاری نیاز دارد تا بتواند یک سیستم مناسب کار خود را انتخاب کرد. برای مثال ممکن است سیستم و نرم‌افزاری که یک شرکت کوچک نیاز دارد با نرم‌افزار ویدئویی یک شرکت بزرگتر تفاوت داشته باشد.
محاسبه و تعیین بودجه
مشخص کردن بودجه‌ای که قرار است برای خرید یک سیستم وب کنفرانس اختصاص دهید از مهمترین نکات برای انتخاب نرم افزار ویدئو کنفرانس است. اگر شرکت شما یک شرکت کوچک است نیازی به تهیه کردن سیستم‌های قوی با هزینه‌های بالا نیست بلکه می‌توانید با کمترین هزینه سیستم مناسب خود را انتخاب کنید.
تعداد افراد حاضر در جلسه
مهمترین نکته دیگر قبل از انتخاب نرم افزار ویدئو کنفرانس مشخص کردن تعداد افراد در اتاق جلسه و کنفرانس است. اگر قرار است از تعداد نفرات بالا در اتاق جلسات و کنفرانس استفاده شود بهتر است از نرم‌افزاری با کیفیت تصاویر و صدا مطلوب استفاده کنید تا در حین برقراری ارتباط با مشکلی مواجه نشوید.
کیفیت ارسال و دریافت تصاویر
مطلوب بودن کیفیت فیلم‌ها و تصاویر از دیگر نکات مهم در هنگام انتخاب نرم افزار ویدئو کنفرانس است. برای مثال ممکن است برخی از سیستم‌های ویدیو کنفرانس به شما این امکان را بدهند که در یک زمان با هزار نفر ارتباط برقرار کنید اما کیفیت لازم را نداشته باشد در این صورت بهتر است گزینه‌ای را انتخاب کنید که از کیفیت فایل‌های ارسالی و دریافتی شما کم نکند.
راحتی در استفاده
یکی دیگر از نکات حائز اهمیت برای انتخاب نرم افزار ویدئو کنفرانس تجربه کاربری آن است از همین جهت باید از سیستمی استفاده کنید که برای برقراری ارتباط و متصل شدن مشکلی نداشته باشد و در نهایت یک کنفرانس مطلوب را برگزار کنید.
انواع جلسات
نوع جلسه‌ای که قرار است برگزار شود از دیگر نکات مهم در زمان خرید و انتخاب نرم افزار ویدئو کنفرانس است. برای مثال برخی از کنفرانس ها که نیاز به مشارکت گروهی همه افراد دارند باید از سیستم‌های صوتی قوی برخوردار باشند نیاما اگر جلسه سخنرانی است و تنها شما صحبت می‌کنید و شرکت کنندگان تنها تصاویر را می‌بینند باید از سیستمی مناسب برای دریافت فایل‌ها استفاده کنید.
نرم افزارهای ویدئو کنفرانس برای تلفن‌های همراه
عدم دسترسی به اتاق جلسه و سیستم وب کنفرانس‌ها یکی دیگر از موانع برای برگزاری کنفرانس‌ها و سمینارها با فاصله زمانی و مکانی بوده است. صاحبان کسب و کارها می‌توانند با انتخاب نرم افزار ویدئو کنفرانس مطابق با خواسته‌های خود این مشکل را برطرف کنند.
ضبط صدا و تصاویر جلسه
از دیگر نکات مهم برای انتخاب نرم افزار ویدئو کنفرانس قابلیت ضبط تصاویر و صداها درطول جلسه است. بارها برای بسیاری از ما پیش آمده است که نیاز به بررسی دوباره کنفرانس داشته‌ایم اما به دلیل پشتیبانی نکردن سیستم نتوانسته‌ایم آن‌ها را نگه‌داری کنیم به همین دلیل بهتر است از سیستم‌هایی با این ویژگی استفاده کنید.
اشتراک گذاری صفحه نمایش
اگر در هنگام جلسه نیاز دارید تا همه افراد حاضر در جلسه اطلاعات شما را به صورت زنده دریافت کنند باید در زمان خرید و انتخاب نرم افزار ویدیو کنفرانس از سیستمی استفاده کنید که قابلیت به اشتراک گذاری بر روی صفحه نمایش را داشته باشد.
کلام آخر
شناسایی نیازها و خواسته های کاربر یکی از مهمترین عوامل قبل از انتخاب نرم افزار ویدئو کنفرانس است چرا که با شناخت ویژگی‌های کسب و کار خود می‌توانید یک سیستم ویدئویی مناسب خود را انتخاب کنید. شما نیز اگر در هنگام خرید با موارد دیگر برخورد کرده‌اید با ما و دیگر کاربران به اشتراک بگذارید.
